Organizzazione di congressi, eventi e servizi culturali in Sicilia
Organizziamo congressi scientifici, eventi per la Pubblica Amministrazione, servizi culturali e corsi ECM. Per ogni evento ci occupiamo di tutto quello che serve, dal progetto iniziale al rendiconto finale: budget, sede, iscrizioni online, sottomissione degli abstract, gestione degli sponsor, allestimenti, service tecnico audio-video, catering, verifica elettronica delle presenze.
Congressi scientifici nazionali e internazionali
Eurocongressi è nata nel 1980 come società di organizzazione congressuale. Negli anni abbiamo gestito congressi con più di 1.500 partecipanti in presenza.
Organizziamo congressi in ogni ambito disciplinare: ingegneria, medicina e scienze biomediche, fisica e astronomia, matematica e statistica, economia e finanza, diritto, scienze umanistiche, scienze agrarie e ambientali, informatica e intelligenza artificiale.
Per ogni congresso analizziamo il progetto e presentiamo uno studio di fattibilità con il relativo budget, con più fasce di prezzo e alternative per ciascun servizio. Proponiamo le sedi e i fornitori più adatti alle esigenze del cliente e avviamo i servizi preliminari: portale dell'evento, iscrizioni e prenotazioni alberghiere online, sottomissione e revisione degli abstract. Curiamo la ricerca e la gestione degli sponsor, l'ospitalità dei relatori e le attività collaterali. Durante la preparazione il cliente segue l'andamento dell'evento in tempo reale, su portali dedicati collegati ai nostri database.
Durante il congresso gestiamo segreteria in loco e accoglienza, allestimenti, service tecnico audio-video delle sessioni, partecipazione e interventi anche in formato ibrido, catering (coffee break, pranzi di lavoro, welcome cocktail, cene di gala), transfer, programma sociale e programma per gli accompagnatori.
Alla chiusura presentiamo il bilancio consuntivo e una relazione finale con la rendicontazione dell'evento.
Tra i clienti: università e dipartimenti, società scientifiche, fondazioni di ricerca, istituzioni accademiche internazionali.
Cosa includiamo
- Segreteria scientifica, sottomissione e revisione abstract
- Sito web del congresso
- Coordinamento del comitato scientifico
- Iscrizioni online, pagamento quote, badge con verifica elettronica della presenza
- Gestione di sponsor e fatturazione delle quote
- Gestione di sessioni parallele e mini-symposia
- Ospitalità di relatori internazionali
- Catering: coffee break, pranzi di lavoro, cene sociali e di gala
- Service tecnico audio-video e regia ibrida
- Atti del congresso e Book of Abstracts
Casi rappresentativi
Pubblica Amministrazione e progetti europei
Il 70% del nostro fatturato viene dalla Pubblica Amministrazione: Regione Siciliana, comuni, università, enti di ricerca. Da oltre dieci anni lavoriamo a eventi e campagne di programmi finanziati da fondi europei e nazionali, tra cui PR FESR Sicilia, PO FESR, PON Governance e PNRR.
Per gli enti pubblici organizziamo eventi istituzionali, campagne di comunicazione, eventi di disseminazione dei progetti di ricerca e manifestazioni sul territorio. Seguiamo ogni commessa dall'offerta alla rendicontazione.
Tra i committenti: Regione Siciliana, Comune di Palermo, Città Metropolitana, CNR, università, Agenzia per la Coesione, CREA.
Cosa includiamo
- Affidamenti tramite MEPA e CONSIP
- Pianificazione di comunicazione integrata
- Eventi territoriali e di animazione locale
- Catering istituzionale in sedi pubbliche
- Disseminazione di risultati scientifici (PNRR)
- Rendicontazione conforme a regolamenti UE e MUR
- Tracciabilità per Autorità di Audit
Casi rappresentativi
Servizi culturali e accoglienza turistica
Gestiamo l'accoglienza del pubblico in teatri e musei, come il Teatro Massimo e il Teatro Biondo a Palermo e i siti museali delle Isole Egadi: maschere di sala, biglietteria, bookshop. In alta stagione accogliamo più di quattromila visitatori al giorno.
L'accoglienza turistica comprende info-point, percorsi museali e visite guidate in italiano, inglese, francese, spagnolo e tedesco. La nostra certificazione ISO 9001:2015 comprende il servizio maschere e hostess per l'accoglienza.
Tra i clienti: fondazioni lirico-sinfoniche, teatri stabili, comuni, enti gestori di siti museali.
Cosa includiamo
- Coordinamento del personale di sala
- Accoglienza spettatori e visitatori
- Visite guidate multilingua (IT, EN, FR, ES, DE)
- Gestione bookshop e biglietteria
- Servizio informazioni al pubblico
- Supporto a campagne abbonamenti
- Gestione di mostre temporanee
- Allestimenti e segnaletica
Rapporti di lunga durata
Eventi ECM e formazione
Organizziamo eventi ECM, congressi e corsi medico-scientifici e summer school internazionali. Lavoriamo con il comitato scientifico sul programma, gestiamo le iscrizioni e la verifica elettronica delle presenze, seguiamo gli adempimenti per i crediti formativi.
Tra i clienti: dipartimenti universitari, fondazioni di ricerca, istituti zooprofilattici, programmi di cooperazione internazionale.
Cosa includiamo
- Eventi ECM (crediti formativi per professionisti sanitari)
- Summer school residenziali
- Corsi e workshop specialistici
- Programmi di cooperazione internazionale
- Sessioni teoriche e laboratoriali
- Materiali didattici multilingua
- Badge con verifica elettronica della presenza
- Attestati di partecipazione
- Gestione di partecipanti extra-UE
Casi rappresentativi
Tutti i nostri servizi
L'elenco completo, per tipo di servizio.
Pianificazione e progettazione
- Analisi del brief e progettazione dell'evento
- Sopralluoghi e dimensionamento
- Budget e preventivi
- Rendicontazione UE e PNRR
Comunicazione e digitale
- Siti web dedicati al congresso
- Iscrizioni e pagamenti online
- Sottomissione e gestione degli abstract
- Badge e registri di presenza elettronici
- Grafica coordinata e materiali editoriali
- Comunicazione integrata
- Materiali stampati: programma, attestati, kit
Ospitalità e servizi turistici
- Riserva delle sedi e prenotazioni alberghiere
- Biglietteria aerea e ferroviaria, transfer
- Visite guidate ed esperienze culturali
- Programmi per gli accompagnatori
- Catering: coffee break, pranzi di lavoro, cene di gala
- Menu per regimi alimentari speciali e religiosi
- Visti e ospitalità per delegazioni estere
Operazioni in evento
- Service tecnico audio-video e regia ibrida
- Hostess, steward, accoglienza
- Allestimenti e segnaletica
- Coordinamento delle sessioni parallele
- Front-office e gestione informazioni
Servizi continuativi
- Servizio maschere per teatri
- Visite guidate multilingua
- Gestione bookshop e biglietterie
- Gestione di mostre temporanee
- Coordinamento del personale di sala
Concorsi e prove pubbliche
- Allestimento di aree concorso (600+ candidati)
- Identificazione candidati e gestione presenze
- Presidi sanitari e ambulanza
- Allestimenti per candidati con disabilità
- Sicurezza e gestione flussi
Parliamo del vostro evento
Raccontateci cosa dovete organizzare: vi rispondiamo con una proposta e un preventivo.
ContattaciConference, event and cultural service management in Sicily
We organise scientific conferences, public-sector events, cultural services and CME courses. For every event we take care of everything it needs, from the initial plan to the final accounts: budget, venue, online registration, abstract submission, sponsorship, set-up, audio-video, catering and electronic attendance tracking.
National and international scientific conferences
Eurocongressi was founded in 1980 as a conference organiser. Over the years we have run conferences with more than 1,500 participants on site.
We organise conferences in every field: engineering, medicine and biomedical sciences, physics and astronomy, mathematics and statistics, economics and finance, law, the humanities, agricultural and environmental sciences, computer science and artificial intelligence.
For each conference we review the project and present a feasibility study and budget, with several price levels and alternatives for each service. We propose the venues and suppliers best suited to the client's needs and set up the preliminary services: event website, online registration and hotel booking, abstract submission and review. We find and manage sponsors, look after the speakers' travel and accommodation, and organise the side events. While the event is being prepared, the client follows progress in real time on dedicated portals linked to our databases.
During the conference we run the on-site secretariat and reception, set-up, audio-video for the sessions, hybrid attendance and presentations, catering (coffee breaks, working lunches, welcome cocktails, gala dinners), transfers, the social programme and the programme for accompanying persons.
At the close we present the final accounts and a closing report on the event.
Clients include: universities and departments, scientific societies, research foundations, international academic institutions.
What we provide
- Scientific secretariat, abstract submission and review
- Conference website
- Scientific committee coordination
- Online registration, fee payment, badges with electronic attendance verification
- Sponsor management and registration-fee invoicing
- Parallel sessions and mini-symposia management
- Hospitality for international speakers
- Catering: coffee breaks, working lunches, social and gala dinners
- Audio-video services and hybrid-format direction
- Conference proceedings and Book of Abstracts
Representative projects
Public administration and EU-funded projects
70% of our turnover comes from the public sector: the Sicilian Regional Government, municipalities, universities, research bodies. For more than ten years we have worked on events and campaigns for programmes financed by European and national funds, including ERDF Sicily, PON Governance and Italy's National Recovery and Resilience Plan (PNRR).
For public bodies we organise institutional events, communication campaigns, dissemination events for research projects and local public events. We follow each contract from the bid to the final reporting.
Clients include: Sicilian Regional Government, Municipality of Palermo, Metropolitan City of Palermo, CNR, universities, Agency for Territorial Cohesion, CREA.
What we provide
- Contracts through the MEPA and CONSIP platforms
- Integrated communication planning
- Local and territorial events
- Institutional catering in public venues
- Dissemination of scientific results (PNRR)
- Reporting compliant with EU and ministry rules
- Full traceability for audit authorities
Representative projects
Cultural services and visitor reception
We run front-of-house services in theatres and museums, such as the Teatro Massimo and the Teatro Biondo in Palermo and the museum sites of the Egadi Islands: ushers, ticket offices, bookshops. In high season we welcome more than four thousand visitors a day.
Our visitor services include information points, museum routes and guided tours in Italian, English, French, Spanish and German. Our ISO 9001:2015 certification includes ushering and hostess services.
Clients include: opera foundations, permanent theatres, municipalities, museum site operators.
What we provide
- Front-of-house staff coordination
- Reception of audiences and visitors
- Multilingual guided tours (IT, EN, FR, ES, DE)
- Bookshop and ticket office management
- Public information services
- Support for season-ticket campaigns
- Temporary exhibition management
- Fittings and signage
Long-standing contracts
CME events and training
We organise CME events, medical and scientific conferences and courses, and international summer schools. We work with the scientific committee on the programme, manage registration and electronic attendance tracking, and handle the paperwork for Italian continuing medical education (ECM) credits.
Clients include: university departments, research foundations, zooprophylactic institutes, international cooperation programmes.
What we provide
- CME events (ECM credits for health professionals)
- Residential summer schools
- Specialist courses and workshops
- International cooperation programmes
- Lectures and laboratory sessions
- Multilingual teaching materials
- Badges with electronic attendance verification
- Certificates of attendance
- Management of non-EU participants
Representative projects
All our services
The full list, by type of service.
Planning and design
- Brief analysis and event design
- Site inspections and sizing
- Budgets and quotations
- EU and PNRR reporting
Communication and digital
- Dedicated conference websites
- Online registration and payments
- Abstract submission and management
- Electronic badges and attendance records
- Coordinated graphics and editorial materials
- Integrated communication
- Printed materials: programmes, certificates, kits
Hospitality and travel services
- Venue reservations and hotel bookings
- Air and rail ticketing, transfers
- Guided tours and cultural experiences
- Programmes for accompanying persons
- Catering: coffee breaks, working lunches, gala dinners
- Menus for special dietary and religious requirements
- Visas and hospitality for foreign delegations
On-site operations
- Audio-video services and hybrid-format direction
- Hostesses, stewards, reception
- Fittings and signage
- Parallel session coordination
- Front office and information desk
Year-round services
- Ushering services for theatres
- Multilingual guided tours
- Bookshop and ticket office management
- Temporary exhibition management
- Front-of-house staff coordination
Public examinations
- Examination areas for 600+ candidates
- Candidate identification and attendance
- Medical posts and ambulance
- Facilities for candidates with disabilities
- Security and flow management
Let's talk about your event
Tell us what you are planning and we will reply with a proposal and a quote.
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